học tin học văn phòng chất lượng nhất hà nội
học tin học văn phòng tại hà nội
khóa học tin học thiếu nhi mới nhất tại hà nội

Thứ Hai, 16 tháng 3, 2015

Thủ thuật tin học văn phòng

day tin hoc van phong
Việc sử dụng thủ thuật hay các phím tắt trong khi làm việc rất hữu ích bởi nó giúp công việc hoàn thành nhanh và hiệu quả và chuyên nghiệp nhất.
Microsoft đã cố gắng cải tiến qua các phiên bản nhằm hoàn thiện hơn cả về giao diện và tính năng.
Mặc dù giao diện đã khá hoàn chỉnh qua nhiều phiên bản nhưng không phải chức năng nào cũng hiện ra màn hình để chúng ta chọn. Vậy nên việc sử dụng thủ thuật trong tin học văn phòng là rất cần thiết.



Chủ Nhật, 15 tháng 3, 2015

Hướng dẫn sử dụng hàm Advanced Filter trong excel

Trong excel khi bạn khi bạn đã tạo xong một bảng dữ liệu nhưng khi in ra thì chỉ muốn in theo một điều kiện nhất định mà không phải in toàn bộ bảng khi đó bạn chỉ cần sử dụng chức năng Advanced Filter của excel để lọc dữ liệu trước khi in.
I. Điều kiện để sử dụng hàm Advanced Filter

  1. Chứa ít nhất 3 dòng trống trên một bảng dữ liệu
  2. Chỉ sử dụng một dòng duy nhất để làm bảng tiêu đề
  3. Không Merge (gộp ô) bất cứ ô nào trong bảng
Khi dùng tới Advanced bạn sẽ dùng tới một bảng phụ để làm điều kiện so sánh để lọc dữ liệu từ bảng chính sang bảng của bạn. Và yêu cầu của bảng phụ này phải dùng tiêu đề của cột dữ liệu bạn cần lọc từ bảng chính làm tiêu chí lọc, cho nên bạn cần phải copy tiêu đề cột dữ liệu bạn cần lọc trong bảng chính và dán vào dòng tiêu đề điều kiện cần lọc trong bảng phụ. Và Advanced Filter chỉ có thể lọc một lần 2 điều kiện cho một cột dữ liệu.
II. Ví dụ minh họa:
Ta có bảng dữ liệu sau:

yêu cầu bài tập là: lọc dữ liệu với các mặt hàng có giá >50 (Price > 50). Sử dụng chức năng Advanced Filter.
Tạo bảng điều kiện
Đầu tiên bạn phải tạo một bảng phụ để lọc dữ liệu
Bước 1: Chọn ô Price -> Copy


Bước 2: Dán vào một ô trống bất kỳ và đặt tiêu đề cho nó. Ở ví dụ này điều kiện là các mặt hàng có giá lớn hơn 50$.

III. Sử dụng Advanced Filter 
Bước 1: Đặt trỏ chuột vào ô dữ liệu bảng chính. Vào Data -> Advanced

Bước 2: Trong ô List Range là vùng dữ liệu chính mà bạn muốn lọc. Khi bạn đặt trỏ chuột và chọn chức năng Advanced Filter thì Excel sẽ tự động chọn bảng dữ liệu cho bạn (vùng được bao quanh bởi các đường nhấp nháy)


Nếu excel không chọn đúng vùng dữ liệu thì bạn có thể có thể chọn lại bằng cách click vào nút ngoài cùng ô List Range và chọn lại vùng dữ liệu đúng.


Bước 3: Trong ô Criteria bạn chọn bảng phụ vừa tạo dùng để lọc dữ liệu -> Ok

Bước 4: Bạn để ý trong Advanced Filter có hai mục chọn là:
Filter the list, in-place: Lọc dữ liệu và cho ra ở bảng chính lọc, các dữ liệu không phù hợp sẽ mất đi
Copy to another location:  Lọc dữ liệu ra một bảng riêng thuộc một khu vực khác
Ở đây mình sẽ tích chọn copy to another location -> trong ô copy to bạn tích chọn vào một ô trống  ngoài vùng dữ liệu -> OK


Và dưới đây là kết quả sau khi lọc dữ liệu

Tin liên quan:
day tin hoc cho tre em
hoc excel cap toc
tin hoc van phong tai co nhue
hoc tin hoc van phong
Chúc các bạn học tốt!

Hướng dẫn xem chế độ ngược trong Word 2013-TRUNG TÂM TIN HỌC UY TÍN Việt Tâm Đức

Màn hình máy tính càng sáng thì pin càng tiêu hao nhanh. Và đọc 1 tài liệu trong Word 2013 với nền màu trắng sáng cũng ảnh hưởng đến tuổi thọ của pin máy tính. Nếu bạn muốn xem tài liệu một cách thoải mái nhất thì trong Word 2013 có cho phép người dùng xem tài liệu ở chế độ Inverse - chế độ ngược.
Hôm nay, daytinhocvanphong.com xin chia sẻ với các bạn các đọc tài liệu với chế độ Inverse - chế độ ngược.
Từ giao diện hiển thị của tài liệu Word 2013, bạn mở rộng giao diện Ribbon và chuyển sang thẻ View, chuyển sang chế độ Read Mode để kích hoạt tính năng đảo ngược màu sắc trong tài liệu.

trung tam tin hoc uy tin
Khi bạn đang xem tài liệu ở chế độ Read Mode này, tất cả các nút của giao diện Ribbon được thu gọn tối đa để giúp bạn tập trung vào nội dung tài liệu. Theo mặc định, tài liệu sẽ được hiển thị với nền trắng. Để thay đổi màu sắc và chuyển sang đảo ngược để xem ở chế độ Inverse, bạn hãy bấm vào thẻ View/ Page Color và chọn Inverse.
trung tam tin hoc uy tin
Tất cả sẽ được đảo ngược và chuyển sang màu đen, nội dung văn bản được chuyển sang màu trắng. Để trở lại chế độ chỉnh sửa văn bản, bạn bấm vào View/Edit Document hoặc bấm nút ESC trên bàn phím để thoát khỏi và trở về chỉnh sửa.
trung tam tin hoc uy tin
Nhiều người cứ nghĩ rằng việc đọc văn bản với nền đen chữ trắng là có hại với đôi mắt và có thể làm giảm thị lực. Nhưng với cách hiển thị như thế này, bạn sẽ giảm được ánh sáng từ màn hình, pin tiêu hao ít hơn. Ngoài ra, có 1 số người có vấn đề về thị lực có thể đọc tốt hơn khi văn bản được hiển thị trên nền tối.Chế độ đọc ngược thế này cũng dễ xem đúng không. và cực kỳ tiết kiệm được pin cho máy.
Chúc các bạn thành công !

Các bạn có thể tham khảo các khóa học tin học văn phòng tại công ty.

Đặt mật khẩu cho file PDF trong Office 2013 như thế nào ?

Portable Document Format (PDF) là một trong những định dạng tập tin được sử dụng nhiều nhất hiện nay.
Microsoft cũng bắt đầu hỗ trợ người dùng thao tác trên tập tin PDF ngay trên trình soạn thảo Word của Office 2013. Bên cạnh việc tạo, Word 2013 cũng hỗ trợ người dùng thiết lập mật khẩu bảo vệ cho tập tin PDF. Hôm nay, dayitnhocvanphong.com chia sẻ với các bạn cách thiết lập mật khẩu cho tập tin PDF trong Word 2013.
Mở Word 2013 lên và tiến hành soạn thảo 1 tập tin PDF bất kỳ nào đó.

hoc tin hoc van phong
Sau khi soạn thảo xong, bạn nhấn FILE > Save as.
hoc tin hoc van phong
Tiếp theo bạn hãy chọn vị trí mà mình muốn lưu lại tập tin. Hãy nhớ thiết lập định dạng lưu lại là "PDF" nhé. Sau đó bạn chọn nút "Options" cũng ở ngay hộp thoại lưu tập tin.
hoc tin hoc van phong
Hộp thoại "Options" sẽ xuất hiện, bạn hãy tìm đến và đánh dấu vào dòng "Encrypt the document with a password". Sau đó nhấn OK.
Hộp thoại thiết lập mật khẩu sẽ xuất hiện. Bạn hãy nhập mật khẩu cần thiết lập vào tập tin PDF và nhấn OK để lưu lại.
hoc tin hoc van phong
Trở lại hộp thoại Save as, bạn hãy nhấn "Save" để lưu lại tập tin.
Thế là xong, bây giờ thử mở tập tin lúc nãy nhé.
hoc tin hoc van phong
Hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu sẽ xuất hiện. Khá đơn giản phải không?
hoc tin hoc van phong
Chỉ qua mấy bước đơn giản bạn đã có thể thiết lập mật khẩu cho file PDF rồi. cách thiết lập mật khẩu cho file PDF cũng giống như cách thiết lập mật khẩu trong file Excel , giúp các bạn quản lý công việc và thông tin cá nhân. Chúc các bạn thành công !
Các bạn có thể tham khảo các khóa học tin học văn phòng tại đây.

Thứ Sáu, 13 tháng 3, 2015

Cảnh báo giá trị trùng lặp trong excel

(Cảnh báo trùng giá trị trong Excel) - Trong MS Excel có rất nhiều tính năng hữu ích để phục vụ cho các công việc tính toán và quản lý. Trong đó Data Validation là một công cụ rất mạnh, bạn có thể sử dụng nó để tạo ra danh sách thả xuống trong một ô hoặc 1 vùng và hạn chế các giá trị sử dụng có thể nhập. Nhưng đôi khi bạn có thể muốn ngăn chặn người dùng nhập trùng giá trị trong một loạt các bảng tính. Vậy làm thế nào để có thể đưa ra cảnh báo mỗi khi người sử dụng nhập trùng dữ liệu đã có?



Giả sử, bây giờ bạn muốn ngăn chặn việc nhập trùng địa chỉ Website các trường đại học tại vùng từ C3: C25. Bạn muốn chắc chắn rằng tất cả các địa chỉ nhập trong phạm vi C3:C25 là duy nhất. Dưới đây là các bước thực hiện.

B1:  Chọn Tab Data
B2: Chọn Data Validation > Data Validation


B3: Nhập công thức


+ Chọn Custom tại mục Allow
+ Nhập công thức: =COUNTIF($A$1:$A$20,A1)=1 tại mục Formula

- B4: Thiết lập cảnh báo



+ Nhập tiêu đề cảnh báo tại mục Title
+ Nhập nội dung cảnh báo tại mục Error message

B5: Kích nút OK để lưu lại



Bây giờ thì bạn đã an tâm để nhập dữ liệu địa chỉ các Website mà không bị trùng nữa rồi vì đã có hệ thống cảnh báo mỗi khi có dữ liệu trùng lặp.

Các bạn có thể kham khảo thêm một số khóa học của công ty chúng tôi:

Sử dụng các ký tự đặc biệt để lập điều kiện trong Excel

(Cách xây dựng điều kiện trong Excel)

- Để cần tính tổng, đếm, trung bình với một hoặc nhiều điều kiện người sử dụng thường dùng các hàm DSUM, DCOUNTA,DAVERAGE, SUMIF, COUNTIF. Khi sử dụng các hàm này, người sử dụng có thể lập 1 hoặc nhiều điều kiện để tính toán theo mong muốn, các điều kiện này có thể là địa chỉ ô hoặc gõ trực tiếp vào công thức.

Công việc lập điều kiện có lẽ là việc khó khăn nhất khi sử dụng các hàm này, điều kiện có thể chứa giá trị, các dấu: >=, <=, =… hoặc là các công thức: LEFT, RIGHT, MID…. Hôm nay Kênh phần mềm sẽ giới thiệu với mọi người một cách khác để lập công thức, đó là sử dụng các ký tự đặc biệt như: *,?.



Hiện Kênh phần mềm có 1 bảng dữ liệu danh sách cán bộ có địa chỉ từ A3: H12, bảng dữ liệu này bao gồm Họ tên, Địa chỉ và doanh thu kinh doanh của từng Quý. Căn cứ vào bảng dữ liệu này, Kênh phần mềm việt muốn đếm số lượng, tính tổng, tính trung bình những cán bộ có họ đệm là “Duy”, những cán bộ có địa chỉ là vần “ình” và những cán bộ có họ là vần “ồ”.

Trước tiên Kênh phần mềm việt sẽ lập 3 điều kiện tương ứng để tính toán theo 3 yêu cầu trên. 
Điều kiện 1: Có địa chỉ từ D14: D15, tại ô điều kiện D15 ta nhập giá trị *Duy*
Với điệu kiện này, ta sẽ tính toán thống kê tất cả những cán bộ có họ đệm là Duy
Điều kiện 2: Có địa chỉ từ E14:E15, tại ô điều kiện E15 ta nhập giá trị *ình
Với điệu kiện này, ta sẽ tính toán thống kê tất cả những cán bộ có địa chỉ là vần “ình
- Điều kiện 3: Có địa chỉ từ F14:F15, tại ô điều kiện F15 ta nhập giá trị ?ồ
Với điệu kiện này, ta sẽ tính toán thống kê tất cả những cán bộ có họlà vần “

Bây giờ ta sẽ sử dụng các hàm để tính toán theo những điều kiện đã nhập
Ví dụ để đếm số lượng ta sử dụng hàm =DCOUNTA(database, field, criteral)
Công thức tại ô Kết quả D16 như sau:
D16 = DCOUNTA($A$3:$H$11,2,$D$14:$D$15)

Trong đó:
- $A$3:$H$11: Là vùng Database bao gồm cả dòng Tiêu đề.
- 2: Cột cán bộ (Cột số 2)
- $D$14:$D$15: Vùng điều kiện  (Criterial)

Tương tự để tính tổng và trung bình ta sử dụng các hàm =DSUM, =DAVERAGE.

Các bạn có thể kham khảo thêm một số phần mềm của công ty chúng tôi


Những tính năng vượt trội trong Word 2013 nên biết?

Hôm nay, daytinhocvanphong.com xin chia sẻ với các bạn đọc bài viết : Những tính năng vượt trội trong Word 2013.
1. Dọn không gian soạn thảo rộng rãi hơn
Lúc gõ văn bản, thứ mà chúng ta cần nhất chính là sự tập trung để có thể hoàn thành công việc của mình một cách nhanh nhất có thể. Và thay vì để đủ thứ loại nút làm chúng ta phân tâm, Word 2013 cho phép bạn giấu hết chúng đi để chừa lại một khung gõ văn bản cực kì gọn gàng và sạch sẽ. Bạn chỉ cần nhấn Ctrl + F1 để giấu thanh Ribbon trên cùng màn hình đi là xong.
Ngoài ra, khi đọc các văn bản dài, bạn cũng có thể kích hoạt chế độ "Read mode" mới. Khi đó toàn bộ các nút sẽ bị ẩn đi, giao diện chuyển giữa các trang sẽ được tối ưu hóa cho chiều ngang nên nội dung lấp đầy màn hình đọc rất sướng. Nếu bạn có dùng tablet Windows thì Read mode càng tỏ ra hiệu quả hơn. Cách kích hoạt nó là nhấn tổ hợp phím Alt + W + F, hoặc vào ribbon "View" > "Read mode".
2. Viết dàn ý tiện hơn với chế độ Outline View
Thay vì viết liền tù tì mọi thứ, bạn nên viết trước những ý chính hoặc các đề mục cho văn bản của mình, sau đó đi vào viết từng phần nhỏ sau. Nếu dùng khéo thì bạn có thể đẩy nhanh tốc độ làm việc lên rất nhiều, kể cả khi biên tập lẫn khi đọc văn bản, nhất là với văn bản hay bài báo cáo dài.
hoc tin hoc van phong
Chế độ Outline trong Word 2013 (cách truy cập: vào ribbon View > Outline View) sẽ giúp bạn thực hiện thao tác này một cách dễ dàng bởi bạn có thể soạn các đề mục rồi dùng nút mũi tên màu xanh lá để chỉnh lại cấp độ tùy ý muốn (hỗ trợ 9 cấp khác nhau, từ đề mục chính đến nhỏ nhất). Thao tác này rõ ràng nhanh hơn nhiều so với việc phải chọn từng dòng văn bản rồi nhấn nút "Style" > "Heading" như cách truyền thống. Ngoài ra bạn còn có thể lọc văn bản của mình theo các cấp đề mục để xem gọn gàng và bao quát hơn bằng ô "Show Level". Ví dụ nếu bạn chọn Level 3 thì các đề mục cấp 1, 2, 3 sẽ được hiển thị.
3. Dùng Word để ghi nhanh ý tưởng của bạn
Tính năng này gọi là Click and Type, nó cho phép bạn nhấn chuột vào bất kì chỗ nào trên trang văn bản và bắt đầu gõ ngay mà không cần để ý đến việc xuống dòng, đầu dòng hay canh chỉnh gì cả. Thực chất thì Click and Type đã có từ Word 2002 rồi nhưng giờ sẵn đây mình giới thiệu cho các bạn luôn. Cách kích hoạt như sau: vào thẻ ribbon View, chuyển sang Print Layout hoặc Web Layout để bắt đầu soạn thảo. Bằng cách này bạn có thể ghi lại ý tưởng của mình ngay khi chúng vừa bật ra, cũng khá là thú vị phải không nào?
hoc tin hoc van phong
4. Chuyển nhanh bảng số liệu thành biểu đồ trong 3 nốt nhạc
Bạn có một bảng số liệu nằm trong file Word, và bạn muốn có cái nhìn trực quan hơn bằng cách thể hiển nó lên biểu đồ? Bình thường bạn sẽ phải copy dữ liệu đó qua Excel rồi mới chèn được biểu đồ, còn nếu không thì bạn phải nhập lại số liệu sau khi chèn một biểu đồ mới vào văn bản Word đang mở. Cả hai cách này đều khá mất thời gian, thay vào đó bạn chỉ cần làm 3 bước sau:
Chọn bảng số liệu
Chuyển qua thẻ Insert > Object > Microsoft Graph Chart
hoc tin hoc van phong
5. Biểu đồ sẽ xuất hiện ngay lập tức, và bạn có thể chỉnh lại loại biểu đồ (cột, tròn, điểm, đường...) và nhiều thông số khác tùy ý muốn.
Lưu ý rằng biểu đồ do Microsoft Graph Chart tạo ra không đẹp lắm, vì vậy mình chủ yếu xài nó để thể hiện dữ liệu một cách trực quan và khi xem xong thì sẽ xóa chứ không để luôn. Nếu muốn tạo biểu đồ ngon lành và đẹp mắt hơn thì bạn nên dùng tính năng Chart bình thường trong Word.
hoc tin hoc van phong
6. Đừng quên dùng template có sẵn
Word đi kèm theo rất nhiều template, tức là các bản mẫu được viết và trang trí sẵn một phần. Hầu hết những template này rất đẹp mắt, từ những thứ chuyên nghiệp cho đến các bức thư cảm ơn cũng đều có mẫu. Bạn chỉ việc điền nội dung theo ý mình vào là xong, còn phần trang trí, bố cục thì đã được làm sẵn rồi. Để tạo một tài liệu mới dựa trên template, bạn vào File > New > chọn một mẫu nào đó (trừ ô "Blank document", bởi nó chỉ là tài liệu trắng đơn thuần). Bạn cũng có thể tìm kiếm thêm các template đẹp ngay trong Word 2013 hoặc lên Google tìm.
hoc tin hoc van phong
7. Bạn có thể sao chép tối đa 24 nội dung khác nhau trong Word
Mỗi khi bạn copy hay cut một nội dung nào đó thì máy tính sẽ di chuyển nó vào một khu vực tạm gọi làclipboard. Clipboard của Windows chỉ có 1 vùng chứa dữ liệu, tức là nếu bạn sao chép đoạn văn bản A rồi sao chép thêm B thì A sẽ bị xóa đi và nhường chỗ cho B. Trong khi đó, Word có thể chứa đến 24 nội dung khác nhau. Bằng cách này bạn có thể sao chép từ nhiều chỗ rồi paste xuống từ từ rất tiện lợi, khỏi phải nhảy qua lại giữa nhiều tài liệu với nhau.
hoc tin hoc van phong
Cách sao chép vào Clipboard của Word cũng y như bình thường, đó là bạn có thể dùng menu chuột phải hoặc nhấn Ctrl + C. Kế tiếp nhấn vào mũi tên nhỏ trong mục "Clipboard" của thẻ Home, một bảng mới sẽ xuất hiện ở cạnh trái màn hình. Trong đây là tất cả những nội dung mà bạn đã sao chép, và cứ mỗi khi bạn nhấn Ctrl + C thì một nội dung mới sẽ hiện ra (cho đến khi đủ 24 cái thì những nội dung cũ nhất sẽ bị ghi đè dần dần bởi cái mới hơn). Để dán một nội dung nhất định vào văn bản thì bạn chỉ cần nhấp chuột vào là nó sẽ được paste vào tài liệu.
8. Dịch thuật ngay trong Word
Bạn đang đọc một văn bản tiếng Anh và cần dịch một đoạn ngắn qua tiếng Việt? Thay vì phải sao chép rồi lên trang web Google Translater hoặc Bing để chuyển ngữ, bạn có thể làm điều đó ngay trong Word 2013. Bộ máy dịch thuật được sử dụng sẽ là Microsoft Bing, và nội dung dịch xong sẽ được hiển thị ở một bảng mới bên tay phải cửa sổ nên tiết kiệm khá nhiều thời gian cho chúng ta.
hoc tin hoc van phong
Cách sử dụng như sau:
Chọn đoạn văn bản muốn dịch
Chuyển sang thẻ Review > Translate
Chọn Translate Selected Text nếu bạn muốn dịch chỉ một đoạn văn bản nhỏ
Chọn Translate Document nếu bạn muốn dịch cả tài liệu
Nhấn nút "Insert" ở đoạn văn bản đã dịch nếu muốn chèn nó vào tài liệu
Ở bảng mới xuất hiện bên tay phải bạn có thể chọn ngôn ngữ đầu và cuối để dịch, ví dụ từ tiếng Anh sang tiếng Việt hay Việt sang Anh chẳng hạn. Lưu ý là phải có kết nối Internet thì tính năng dịch mới chạy được.
9. Ẩn một đoạn văn bản bất kì
Tạo một câu đố nho nhỏ
Ẩn thông tin nhạy cảm
Tạo một bản có thông tin đầy đủ của tài liệu, bản còn lại là bản tóm lược chỉ in vài chỗ quan trọng. Thay vì phải copy ra hai file khác nhau, bạn có thể xài tính năng ẩn cho gọn và nhẹ nhàng hơn.
Chèn một vài chữ nào đó rồi ẩn đi để phục vụ cho mục đích bố cục văn bản theo ý muốn riêng của bạn.
Cách ẩn văn bản:
Chọn đoạn văn bạn muốn giấu
Vào Home > Font > nhấn biểu tượng mũi tên nhỏ > hộp thoại Font xuất hiện (hoặc Ctrl + D)
Chọn vào ô "Hidden text" để ẩn văn bản
Nhấn OK
hoc tin hoc van phong
Trong trường hợp bạn muốn xem các đoạn văn bản đã bị ẩn, nhấn vào biểu tượng hình chữ P như đánh dấu trong ảnh bên dưới. Đoạn văn bị giấu sẽ hiện ra nhưng nó bị gạch chấm chấm. Nếu bạn muốn cho nó xuất hiện bình thường trở lại thì bỏ chọn ô "Hidden text" theo hướng dẫn ở trên là xong.
hoc tin hoc van phong
10. Duyệt nhanh qua cấu trúc tài liệu
Với những tài liệu được định dạng kĩ càng (tức là định dạng heading đầy đủ), bạn có thể nhanh chóng nắm bắt cấu trúc các phần của văn bản ra sao, văn bản nói đến những nội dung gì. Bạn thậm chí còn có thể nhảy nhanh đến đoạn mình mong muốn xem mà không phải cuộn chuột điên cuồng. Tất cả đều sẽ được thực hiện thông qua một bảng nhỏ bên tay trái cửa sổ Word, và bảng này có thể kích hoạt dễ dàng bằng cách vào thẻ View > tick vào ô "Navigation Pane".
hoc tin hoc van phong
11. Sử dụng add-in để làm việc hiệu quả hơn
Bộ Microsoft Office 2013 được tích hợp một kho ứng dụng add-in,nó là những phần mềm nhỏ chạy cùng với Word, Excel, Outlook hoặc PowerPoint để giúp chúng ta giải quyết một số vấn đề nào đó mà bình thường phải lên web mới làm được.Ví dụ, bạn có thể tích hợp Bing Dictionary để tra từ nhanh hơn, sử dụng Bing Image để tìm kiếm hình ảnh, xài công cụ chuyển đổi từ file PDF dạng hình ảnh sang văn bản thuần túy,công cụ tính toán đa năng ngay trong Word...
hoc tin hoc van phong
Bài viết này sẽ giúp các bạn có các nhìn tổng quát hơn về tính năng của Word 2013
Chúc các bạn thành công !
Các bạn có thể tham khảo các khóa học tin học văn phòng tại công ty.

Tính năng nổi bật trong PowerPoint

Có rất nhiều tài liệu viết về PowerPoint nhưng hôm nay, daytinhocvanphong.com xin khái quát lại các tính năng nổi bật trong PowerPoint để các bạn hiểu hơn về PowerPoint
Thêm nhiều tùy chỉnh ảnh 
Các ảnh chèn vào có thể được tạo shadows, các thù hình, kiểu dáng và hiệu ứng mới, bên cạnh đó còn có thể được crop (cắt viền ảnh) khi cần. Trên tab Insert, kích Picture để thêm vào một ảnh. Chọn nó và tab Format lúc đó sẽ có sẵn, ở đây bạn có thể thử nghiệm với Picture Styles hoặc chọn các kiểu tùy chỉnh. 
Cách điệu hóa các bảng dữ liệu 
Các bảng dữ liệu có sẵn kiểu trong PowerPoint 2007. Chọn bất cứ bảng nào và vào tab Table Tools (được gọi là Design and Layout) xuất hiện trên ribbon. Kích Design để nhập vào các kiểu cho Table Styles. Tạo những sản phẩm của riêng bạn theo các điều khiển trên tab đó. 
Nén ảnh 
Các ảnh đã được chèn có thể được nén riêng để giảm kích thước của toàn bộ file PowerPoint, phụ thuộc vào cách nó sẽ được hiển thị như thế nào. Trong tab Format có sẵn khi bạn chọn một ảnh nào đó, kích Compress Pictures
Chèn biểu đồ powerpoint 
Các biểu đồ không đơn giản là cho Excel nữa. Tab Insert của PowerPoint 2007 có một biểu tượng Chart, ở đây bạn có thể chọn Line, Bar, Pie, Area, và Surface để bắt đầu. Nó sẽ tự động mở Excel và hiển thị cho bạn dữ liệu mẫu mà bạn có thể tùy chỉnh. Khi thay đổi xong, hãy kích trỏ về PowerPoint để cập nhật tức thì. 
Tạo mẫu trình chiếu 
Đổi bất kỳ một trình chiếu PowerPoint nào thành một mẫu để sử dụng lại khi cần bằng cách remove các slide không cần thiết hoặc cung cấp thông tin từ nó. Chọn Save As, sau đó Other Formats, và chọn tùy chọn PowerPoint Template (*.potx) từ danh sách kiểu lưu trữ để lưu mẫu tùy chỉnh. 
Sử dụng Excel để định dạng các biểu đồ 
Để sử dụng một mẫu biểu đồ nhằm mục đích định dạng biểu đồ cho PowerPoint, kích vào đối tượng biểu đồ trong trình chiếu để chọn nó. Chọn Chart Tools | Design | Change Chart Type, kích vào tùy chọn Templates và chọn mẫu được lưu từ danh sách. 
Nhóm và lưu để sử dụng lại 
Có thể lưu một thành phần hoặc một nhóm các thành phần mà bạn có trên slide PowerPoint thành một picture để sử dụng lại trong một trình diễn khác hoặc ứng dụng khác. Để thực hiện, hãy chọn đối tượng, kích chuột phải vào nó và chọn Save As Picture. Chọn định dạng đồ họa và vị trí lưu, đánh tên file, cuối cùng là kích OK
Canh lề cho các đối tượng trên một slide 
Để canh lề nhiều đối tượng trong một slide PowerPoint, kích vào đối tượng đầu tiên và giữ Ctrl kích vào mỗi đối tượng bổ sung một cách lần lượt. Chọn Drawing Tools | Format và kích nút Align. Từ menu, bạn hãy chọn tùy chọn như Align Left, Align Right, Align Top, hoặc Align Bottom. 
Sử dụng khung lưới cho layout 
Có thể hiển thị khung lưới layout cho việc gióng các đối tượng trên các slide bằng cách chọn View | Gridlines. Để cấu hình các đường gridlines, bạn hãy vào Tools | Format | Align và chọn Grid Settings
Hiện thước kẻ 
Để điều chỉnh chữ lùi vào cho mỗi một đoạn riêng trên slide PowerPoint, trước tiên bạn cần hiện các thước đo bằng cách chọn View | Ruler. Chọn các đoạn để thay đổi và kéo các điểm thước First Line Indent và Left Indent trên thước để thay đổi. 
Tạo nút action 
Sử dụng một nút action để liên kết với slide thông tin hoặc trợ giúp. Chọn Insert | Shapes và từ nhóm Action Button chọn Action Button: Information hoặc Action Button: Help. Kéo nút này trên slide, từ Hyperlink của hộp thoại đến danh sách, chọn slide để liên kết đến. 
Chèn các background chung 
Để bổ sung thêm background cho tất cả các slide, hãy chọn View | Slide Master và chọn slide chủ. Kích vào bộ marker để mở nhóm Background và hiển thị hộp thoại Format Background. Chọn Picture, kích nút File, chọn ảnh và kích Close
Tạo nhiều cột văn bản 
Để tạo nhiều cột của một văn bản bên trong PowerPoint, hãy chọn văn bản và từ nhóm Paragraph của tab Home, hãy kích nútColumns. Chọn số cột để sử dụng cho văn bản. Thao tác này cũng làm việc cho văn bản đã được đặt bên trong các hình hay các hộp văn bản. 
Tùy chỉnh hình vẽ 

Để chuyển một hình vẽ có sẵn (vuông, tròn…) sang một hình có thể tùy chỉnh bằng chuột, hãy chọn nó và kích vào Drawing Tools | Format. Từ nhóm Insert shapes, kích nút Edit Shape và chọn Convert to Freeform. Chọn Edit Points khi đó bạn có thể thay đổi hình bằng cách bổ sung thêm các nút, xóa hoặc kéo hình để tạo các đường khác. 
Xem và sửa trình chiếu 
Để hiển thị một trình chiếu trên màn hình khi bạn làm việc, hãy kích tab View và giữ phím Ctrl khi bạn kích nút Slideshow. Thao tác này sẽ hiển thị trình chiếu trong phần trên bên trái của màn hình, cho phép bạn chuyển giữa việc xem trình chiếu và soạn thảo nó. 
Sử dụng chế độ Kiosk để tự động chạy 
Để chạy một trình chiếu tự động, hãy chọn tất cả slide trong thumbnail pane; chọn Animations, thiết lập Automatically với thời gian chuyển thích hợp. Chọn Slide Show | Set Up Show, chọn Browsed at a Kiosk (full screen), và trong phần Advance slides, chọn Using timings nếu có xuất hiện. 
Tạo SmartArt từ những thứ có sẵn 
Chỉ có trong PowerPoint 2007 bạn mới có thể tạo đối tượng SmartArt từ văn bản tồn tại. Để thực hiện, bạn hãy chọn văn bản và từ tab Home, nhóm Paragraph, chọn nút Convert to SmartArt Graphic và chọn kiểuSmartArt

Qua bài viết này, mong rằng nó sẽ giúp bạn hiểu sâu hơn về PowerPoint.
Chúc các bạn thành công !
Các bạn có thể tham khảo các khóa học tin học văn phòng tại công ty.

Thứ Năm, 12 tháng 3, 2015

Cách dùng phím tắt để trở về ô hiện hành trong Excel

Đôi khi bạn phải làm việc với những bảng tính lớn, trải rộng quá tầm màn hình. Có nhiều cách để điều hướng trong bảng tính lớn, nhưng trường hợp kéo thanh cuộn đi quá đà khiến mất dấu ô hiện hành là rất hay gặp.
Tuy rằng bạn có thể vẫn nhớ hướng và kéo thanh cuộn để trở về ô hiện hành, thế nhưng thường thì đây là cách thiếu hiệu quả nhất.

Cách trên chỉ hiệu quả đối với trường hợp bạn đang làm việc với bảng tính nhỏ, hoặc với trường hợp bạn mới chỉ dịch chuyển một chút. Có một cách khác để trở về ô hiện hành, áp dụng khi bạn vẫn nhớ địa chỉ ô, đó là nhấn tổ hợp phím Ctrl + G sau đó nhập địa chỉ ô rồi click OK (hoặc nhấn Enter).
Trong đa số trường hợp, bạn sẽ không nhớ địa chỉ ô, tuy nhiên điều đó không quá quan trọng bởi lẽ vẫn có phím tắt để trở về ô hiện hành từ bất cứ đâu trong cùng bảng tính, đó là tổ hợp Ctrl + Backspace.
Lưu ý, nếu bạn sử dụng phím tắt trên mà không thấy màn hình di chuyển, điều đó có nghĩa là ô hiện hành vẫn nằm trong tầm quan sát. Ngoài ra, mỗi sheet có một ô hiện hành riêng, nên bạn không thể dùng phím tắt để nhảy đến ô hiện hành của sheet khác.

Ngăn chận người sử dụng thực hiện một số hành động nào đó nhất định

Mặc dù Excel có hỗ trợ việc bảo vệ cho bảng tính (Protect SheetProtect Workbook), nhưng công cụ thô sơ này không bao gồm việc chỉ cho phép người sử dụng một số đặc quyền hạn chế – trừ khi bạn làm theo những chiêu sau đây.
Bạn có thể quản lý việc tương tác với các bảng tính của bạn bằng cách giám sát và đáp ứng các sự kiện. Các sự kiện (event), là những hành động xảy ra khi bạn làm việc với các bảng tính hoặc các Sheet. Những sự kiện này thường bao gồm việc mở (open) một bảng tính, lưu (save) nó, và đóng (close) nó. Bạn có thể bảo Excel chạy những mã Visual Basic (macro) một cách tự động khi xảy ra bất kỳ một trong những sự kiện như thế.
Tuy nhiên, bạn nên biết rằng, người sử dụng có thể vượt qua tất cả những mã bảo vệ bởi Visual Basic bẳng cách vô hiệu hóa việc thực thi các macro: Nhấn nút Office ➝ Excel Opions ➝ Trust Center ➝ Trust Center Setting ➝ Macro Settings [E2003: Tools | Macro | Security]. Nếu đặt mức độ an toàn là Disable all macros with notification [E2003: mức Medium], mỗi khi mở một bảng tính có chứa macro, Excel sẽ xuất hiện một hộp thông báo và cho phép người sử dụng có cơ hội để tắt các macro. Nếu đặt mức độ an toàn là Disable all macros without notification [E2003: mức High], Excel sẽ ngăn không cho chạy tất cả các macro có trong bảng tính. Nói cách khác, khi cần phải dùng các macro có trong bảng tính, người sử dụng sẽ chọn một mức an toàn thích hợp để cho phép sử dụng các macro. Dưới đây là cách ngăn chận người sử dụng thực hiện một số hành động nào đó nhất định

Ngăn chận việc lưu lại bảng tính với một tên khác

Bạn có thể thiết lập thuộc tính “Read only” cho bất kỳ một bảng tính nào, bằng cách nhấn Office ➝Save, nhấn nút Tools, chọn General Options [E2003: File | Save As | Tools | General Options] và kích hoạt hộp kiểm Read only recommended. Việc này ngăn chận người sử dụng lưu lại những thay đổi trên bảng tính, trừ phi họ lưu lại bảng tính với một tên khác hoặc lưu vào một nơi khác.
Tuy nhiên, có thể điều bạn muốn là không cho lưu lại bảng tính của bạn với tên khác, cũng không cho lưu vào một nơi khác. Nói cách khác, bạn muốn người khác chỉ có thể lưu lại bảng tính này với chính tên gốc của nó, chứ không được sao chép nó. Điều này đặc biệt hữu dụng khi có nhiều người cùng sử dụng chung một bảng tính, và bạn không muốn trong ổ cứng của mình đầy dẫy những bản sao của bảng tính này, cho dù là với một tên khác, hay ở một thư mục khác.
Sự kiện Before Save mà tôi sắp nói đến đã có từ thời Excel 97. Đúng như tên gọi của nó, sự kiện này chỉ xuất hiện ngay trước khi bảng tính được lưu, cho phép bạn can thiệp kịp thời việc lưu lại bảng tính, đưa ra một cảnh báo, và không cho Excel lưu bảng tính.
Trước khi tự thực hiện điều này vào bảng tính, hãy chắn chắn rằng bạn đã lưu lại bảng tính của bạn. Bởi vì việc đưa đoạn code sau đây vào môt bảng tính chưa được lưu, có thể sẽ gây cho bạn nhiều rắc rối.
Để đưa đoạn code sau vào bảng tính, bạn hãy chọn Develope ➝ Visual Basic (hoặc nhấnAlt+F11), và nhấp đúp chuột vào mục ThisWorkbook trong khung
Project Explorer. Nếu trên Ribbon của bạn không có mục Develope, bạn hãy vào trong Excel Options ➝ Popular, đánh dấu vào tùy chọn Show Develope tab in the Ribbon, rồi nhấn OK.[E2003, nhấn phải chuột vào biểu tượng Excel ở ngay bên trái menu File trên thanh menu, và chọn mục View Code, như minh họa ở hình bên dưới]:


Bạn hãy nhập đoạn code sau đây vào cửa sổ VBE. Sau khi nhập xong, nhấn Alt+Q để trở về Excel, rồi lưu lại bảng tính:
PHP Code:
Private Sub workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, _
Cancel As Boolean)
Dim lReply As Long
If SaveAsUI = True Then
lReply = MsgBox("Sorry, you are not allowed to save this workbook as another name." _
& "Do you wish to save this workbook?", vbQuestion + vbOKCancel)
Cancel = (lReply = vbCancel)
If Cancel = False Then Me.Save
Cancel = True
End If
End Sub
Thử một tí. Bạn nhấn Ctrl+S (hoặc gọi lệnh Save) xem. Bảng tính của bạn lưu bình thường. Bây giờ bạn nhấn F12 (hoặc gọi lệnh Save as), bạn sẽ gặp một cảnh báo, nói rằng bạn không thể lưu lại bảng tính này dưới bất kỳ một tên nào khác, trừ phi bạn vô hiệu hóa các macro.
Nói thêm, khi bạn lưu một bảng tính có chứa macro hoặc code trong Excel 2007, bạn sẽ được nhắc nhở rằng bạn phải lưu file ở dạng cho phép macro hoạt động (macro-enable workbook), có phần mở rộng là *.xlsm, chứ không thể lưu ở dạng bình thường (*.xlsx).

Ngăn chận việc in một bảng tính

Đôi khi bạn phải rời bàn làm việc đi đâu đó mà quên tắt máy (chuyện này là chuyện thường), cho dù bạn đã làm công việc ngăn chận việc có ai đó chép bảng tính của bạn ra ngoài, như đã nói ở trên, có thể bạn còn lo xa hơn, muốn rằng bảng tính này cũng sẽ không bị in ra khi bạn vắng mặt. Nếu thật sự bạn muốn như vậy, bạn hãy dùng sự kiện Before Print. Hãy nhập đoạn code sau trong cửa sổ VBE:
PHP Code:
Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
Cancel = True
MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
End Sub
Nhấn Ctrl+Q để quay về Excel và lưu lại. Từ bây giờ, nếu có ai có muốn ra lệnh in bảng tính này, sẽ không có gì xảy ra. Dòng lệnh MsgBox ở đoạn code trên chỉ là một tùy chọn, nhưng bạn nên sử dụng nó, vì ít nhất thì nó cũng để lại một thông tin gì đó, để người khác sẽ không tưởng lầm rằng máy in của họ bị hư, hoặc là chương trình Excel có lỗi!
Nếu bạn chỉ muốn ngăn chận in một phần nào đó trong bảng tính, ví dụ không cho in Sheet1 và Sheet2, bạn sử dụng đoạn code sau:
PHP Code:
Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
Select Case ActiveSheet.Name
Case "Sheet1", "Sheet2"
Cancel = True
MsgBox "Sorry, you cannot print this sheet from this workbook", _
vbInformation
End Select
End Sub
Dĩ nhiên bạn có thể thêm vào bất kỳ Sheet nào có trong bảng tính của bạn. Chỉ việc nhập tên của nó vào trong hàng có lệnh Case, và tách biệt Sheet này với Sheet khác bằng dấu phẩy, và nhớ nhập tên Sheet trong một cặp dấu nháy kép. Trong trường hợp bạn chỉ muốn ngăn chận không cho in một Sheet mà thôi, bạn chỉ cần nhập tên của Sheet đó (trong cặp nháy kép) sau chữ Case, và không cần gõ dấu phẩy.

Ngăn chận việc chèn thêm Sheet vào một bảng tính

Excel có chức năng Protect Workbook, không cho phép thay đổi cấu trúc của bảng tính như thêm, xóa, di chuyển, hay đổi tên các Sheet. Tuy nhiên, có thể bạn chỉ muốn ngăn chận việc thêm Sheet thôi, còn những việc khác thì vẫn cho phép. Đoạn code sau đây giúp bạn làm việc đó:
PHP Code:
Private Sub Workbook_NewSheet(ByVal Sh As Object)
Application.DisplayAlerts = False
MsgBox "Sorry, you cannot add any more sheets to this workbook", _
vbInformation
Sh.Delete
Application.DisplayAlerts = True
End Sub
Khi có ai đó chèn thêm một Sheet mới vào trong bảng tính, trước tiên Excel sẽ xuất hiện hộp cảnh cáo: “Xin lỗi, bạn không thể thêm bất kỳ Sheet nào vào trong bảng tính này”, rồi ngay lập tức, Excel sẽ xóa cái Sheet mới thêm vào khi nút OK trong hộp cảnh báo được nhấn. Công dụng của dòng lệnhApplication.DisplayAlerts = False là không hiển thị hộp cảnh báo xác nhận việc xóa một Sheet nào đó trong Excel.
Một cách khác để ngăn chận việc chèn thêm Sheet vào bảng tính là bạn chọn Review trên thanh Ribbon, chọn lệnh Protect Workbook trong nhóm Changes, rồi chọn lệnh Protect Structure and Windows [E2003: Tools | Protection | Protect Workbook... đánh dấu kiểm vào tùy chọn Structure] và nhấn OK (có thể đặt password nếu thích). Tuy nhiên, như đã nói ở đầu bài, việc này sẽ ngăn chận hết mọi thao tác với các Sheet trong bảng tính.
Các bạn có thể kham khảo thêm một số khóa học của công ty chúng tôi